“Technische precisie en innovatie zijn cruciaal, zelfs voor iets ogenschijnlijk simpels als een telefooncentrale.”

Bij Schouwburg De Lawei, hét theater en culturele hart van Drachten, draait alles om perfectie, zowel op het podium als daarachter. Voor bezoekers betekent dit niet alleen een indrukwekkende voorstelling, maar ook een vlekkeloze digitale ervaring. Toen de verouderde Panasonic-telefooncentrale steeds meer beperkingen vertoonde, werd een moderne cloudoplossing de logische volgende stap. Edo de Vries, (oud) ICT-medewerker bij De Lawei, legt uit: “Technische precisie en innovatie zijn cruciaal, zelfs voor iets ogenschijnlijk simpels als een telefooncentrale.”

Van uitdaging naar oplossing

“We werkten al jaren met de Panasonic-centrale,” vertelt Edo. “Maar die begon steeds meer beperkingen te vertonen. Vooral het aanmelden van draadloze toestellen was een terugkerende uitdaging. Als we bijvoorbeeld een nieuw draadloos toestel wilden toevoegen, moest ik dit via een omslachtig proces doen. We gingen steeds meer thuiswerken, en daar bleek zowel de Panasonic-centrale als de Panasonic-app niet goed in mee te kunnen.” vertelt Edo.

”Gerben wees ons erop dat de Panasonic-centrale end-of-life was. Dat maakte de noodzaak om te vernieuwen nog groter. Daarom raadde hij ons aan om over te stappen naar een online centrale. We wilden een gebruiksvriendelijke oplossing die betrouwbaarder was en beter aansloot bij de moderne werkomgeving van De Lawei.”

Overstap Panasonic-telefooncentrale naar de cloud

De overstap naar een cloudgebaseerd telefoonsysteem was dan ook een logische keuze. Het nieuwe systeem moest niet alleen gebruiksvriendelijker zijn, maar ook flexibel genoeg om mee te groeien met de veranderende behoeften van De Lawei. “Ik wilde een oplossing die ik zelf kon beheren, waarbij ik wachtrijen en groepen eenvoudig kon instellen zonder telkens hulp in te roepen,” legt Edo uit.

Edo de Vries, (oud) ICT-medewerker Schouwburg de Lawei

Soepele migratie

“Toen de migratie naar de cloud werd besproken, stelde Faber Telecom & Data een stapsgewijs plan op om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Ik ben een paar ochtenden naar Dokkum gegaan om samen met Gerben, Gaatze en Theo de instellingen door te nemen. We hebben alles nauwkeurig afgestemd: van de wachtrijen tot de groepsinstellingen en interne doorverbindingen. Ze gaven ook een uitgebreide training aan onze medewerkers, zodat iedereen snel met het nieuwe systeem uit de voeten kon.”

Flexibiliteit en gebruiksgemak

Met het nieuwe systeem is de communicatie binnen De Lawei aanzienlijk verbeterd. De overstap naar de cloudcentrale heeft grote voordelen opgeleverd. “Met het nieuwe systeem hebben we veel meer flexibiliteit,” vertelt Edo. “Waar medewerkers voorheen alleen vanaf hun vaste werkplek konden bellen, kunnen ze nu vanaf elke locatie werken en bellen met hun Lawei-nummer.”

Ook het instellen van wachtrijen en automatische meldingen is veel eenvoudiger geworden. “We hebben nu bandjes die automatisch afspelen als een afdeling niet bereikbaar is, iets wat we voorheen handmatig moesten regelen. Alles werkt soepel, en ik krijg nauwelijks nog vragen van collega’s over hoe het systeem werkt. Dat zegt genoeg.”

Edo noemt een mooi voorbeeld van de kracht van het nieuwe systeem: “Vlak na de implementatie hadden we de voorverkoopperiode, de drukste tijd van het jaar voor de telefooncentrale. In voorgaande jaren hadden we soms beperkingen in het aantal binnenkomende lijnen, maar dit jaar verliep alles super flexibel. Dankzij het nieuwe systeem konden we eenvoudig opschalen met extra telefoonwerkplekken, waardoor de dag vlekkeloos verliep. Bovendien konden we via de monitoring in de telefooncentrale de drukte in de wachtrijen continu volgen, zoals het aantal wachtenden. Dat gaf ons direct inzicht en controle, wat enorm heeft geholpen.”

Edo de Vries, (oud) ICT-medewerker Schouwburg de Lawei

Klaar voor de toekomst

Edo kijkt met tevredenheid terug op het migratieproces. “De overstap naar de cloud was echt een stap vooruit. Met de nieuwe oplossing zijn we klaar voor de toekomst. Of het nu gaat om flexwerken, verbeterde bereikbaarheid of het snel afhandelen van vragen, we kunnen altijd rekenen op een goed werkend systeem.”

Een bedankje

Na tien jaar de ICT-infrastructuur van De Lawei te hebben beheerd, vertrekt Edo met een goed gevoel naar zijn nieuwe uitdaging in Groningen. Met een sterk en toekomstbestendig systeem heeft hij een solide basis gelegd voor zijn opvolger Peter, waarmee de samenwerking kan worden voortgezet. Edo, bedankt voor de prettige samenwerking en veel succes in jouw nieuwe functie!